Hvordan fungerer vi i praksis?

02. feb. 2021

Gå til:

Ansvaret til de forskjellige vervene i lokal og fylkeslagene [Toppen]

Leder

Er lokallagets øverste ansvarlige, og innehar lagets viktigste tillitsverv. En god leder skaper engasjement og bidrar til at alle kan gjøre sitt beste for nå lagets felles målsetninger. Her er initiativ, planlegging, delegering og oppfølging viktige stikkord. En leder bør ha oversikt over hva som skjer, og ha god kontakt med styret og medlemmene; det er viktig å ha god organisatorisk oversikt og kjennskap til medlemmenes ønsker og behov.

Videre har lederen blant annet ansvar for å:

  • Kalle inn til styre- og lagsmøter, samt lede møtene eller foreslå en annen møteleder
  • Holde kontakt med de ansatte, sentralstyret og lokallagsfadderen
  • Passe på at retningslinjer fra sentralstyret og årsmøtet følges
  • Forsikre at lokallagsstyret og de øvrige medlemmene gjør jobben de skal

Nestleder

Nestlederens hovedoppgave er å tre inn når lederen ikke har mulighet til å utføre en eller flere av oppgavene sine. H*n har også ansvar for å bidra til at lederen ikke blir sittende med en uoverkommelig mengde arbeid alene. Det er lurt å etablere en tydelig arbeidsfordeling mellom leder og nestleder.

Økonomiansvarlig

Å drive en organisasjon koster penger, og god økonomisk oversikt er viktig. Økonomiansvarlig skal føre regnskapet, samarbeide med lederen om budsjett og ha til gang til nettbanken hvor regninger og utlegg laget har tatt på seg skal betales. For mer utfyllende informasjon om økonomistyring, se side X.

Revisor

Alle lokal- og fylkeslag må velge en revisor på årsmøtet. Revisoren kan for eksempel være en av gæmlisene i laget, en fra det lokale Nei til EU-laget man stoler på eller noen annen med erfaring fra organisasjonsarbeid som har en viss regnskapsteft. Revisoren skal gjennomgå regnskapet fra foregående år, slik at det kan legge

ferdig revidert og godkjent av årsmøtet skal regnskapspermen sendes inn til sentralt. Den skal inneholde hele regnskapet med alle bilag, budsjettet som ble vedtatt året før, protokoller fra alle styremøter og medlemsmøter, i tillegg til årsrapporten for det foregående året.

Styremedlemmer

Foruten de spesifikke vervene er det også nødvendig med ett eller flere ordinære styremedlemmer. Disse kan ha et eget ansvarsområde, men det er ikke et krav. Styret bestemmer selv hva laget trenger. Det samme gjelder antallet styremedlemmer – det kan variere fra lag til lag, men styret må ha minst ett styremedlem.

Styremedlemmene er avhengig av å samarbeide godt med lederen; det er lederes oppgave å dele ansvar, og styremedlemmenes ansvar å påta seg og følge opp oppgaver. Et styremedlem kan ha selvstendig ansvar for oppgaver eller prosjekter i laget. Her må lagets behov og kapasitet vektlegges; om laget sliter med å få medlemmer kan en verveansvarlig være lurt; om det er ønskelig med mer aktivitet, kan en aksjonsansvarlig være nyttig; hvis laget vil lære mer om et spesifikt saksfelt kan et styremedlem få ansvar for skolering. Vi anbefaler at et styremedlem har hovedansvar for samarbeidet med Nei til EU. Det kan innebære samarbeid om aksjoner, åpne møter eller andre aktiviteter, lån av Nei til EUs lokaler, skriving av felles leserinnlegg til lokalavisa eller verving til hverandres organisasjoner. Det er nyttig å ha en fast person i styret med dette ansvaret, som har en fast person å henvende seg til hos Nei til EU. Både Ungdom mot EU og Nei til EU innehar mye kunnskap og ressurser – samarbeidet handler om å spille hverandre gode.

Sekretær

Utover de ovenfornevnte vervene et lag må inneha, kan det være hensiktsmessig å velge en sekretær. Sekretærens oppgave er å bistå lederen i det organisatoriske arbeidet – i hovedsak når det kommer til møteavholdelse, men også andre oppgaver kan være aktuelle. En sekretærs oppgaver kan for eksempel være å:

  • Sende ut møteinnkalling med saksliste i samarbeid med lederen
  • Skrive og sende ut referater fra møter
  • Skrive årsberetning sammen med lederen

Stiftelsesmøte [Toppen]

Når man skal starte et nytt lokal- eller fylkeslag, innkaller man til et stiftelsesmøte. Dette møtet er en variant av årsmøtet, men det legges av naturlige årsaker ikke frem beretning eller regnskap. Her er noen tips til hvordan man kan gå frem for å planlegge og avholde et vellykket stiftelsesmøte.

Før møtet:

  • Kontakt leder eller en av de ansatte på kontoret. De kan gi oversikt over allerede innmeldte medlemmer i området, og bistår gjerne med innledning på møtet, materiell, eller annen hjelp
  • Finn et passende lokale til møtet. For eksempel kan bibliotek, skoler eller samfunnshus lånes. Man kan også forhøre seg med det lokale fylkes- eller lokallaget i Nei til EU om de har lokaler tilgjengelige. Noen kommuner tilbyr gratis lokaler til ungdomsorganisasjoner
  • Fastsett tid for oppstartsmøtet
  • Finn aktuelle kandidater til å sitte i lokallagsstyret. Det trengs minst tre personer, hvorav en må være leder og en økonomiansvarlig
  • Inviter gjerne lokale nei-partier og -organisasjoner til møtet. Kanskje har de noen som vil sitte i styret?
  • Mobiliser og inviter: send ut invitasjon gjennom SMS eller e-post, bruk sosiale medier, kontakt lokalavisa, heng opp plakater eller ha stand med utdeling av flyers

Under møtet:

  • Skriv referat og fyll ut protokoll (se mal på side X)
  • Kartlegg ressurser og legg planer for aktivitet fremover: hva vil dere gjøre? Når vil dere ha det gjort? Hvilke ressurser har dere tilgjengelig? Sett dato for neste møte eller aktivitet

Etter møtet er det på tide å organisere! Få på plass gode rutiner og en tydelig ansvarsfordeling. Start med å bygge en god organisatorisk grunnmur – det er avgjørende når man i neste omgang skal mobilisere nye medlemmer og planlegge aktiviteter.

Årsmøtet [Toppen]

Årsmøtet er, på samme måte som landsmøtet, lokallagets øverste organ, og avholdes hvert år. Her skal årets politiske og organisatorisk kurs stakes ut, og laget skal sammen se tilbake på året som har vært. Her har alle lagets betalende medlemmer stemmerett.

Innkallingen til årsmøtet må sendes ut minste tre uker før møtet skal avholdes. Styret skal møtes for ett år av gangen.

Årsmøtet må minst behandle:

  • Årsberetning
  • Regnskap
  • Arbeidsplan
  • Budsjett
  • Andre eventuelt innsendte saker
  • Valg av:
    • Leder
    • Økonomiansvarlig
    • Minst ett styremedlem
    • Revisor

Se side X for forslag til årsmøteinnkalling og referat.

Lokallagsmøte [Toppen]

Lokallagsmøtet er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, og en essensiell organisatorisk pilar for å sikre lagets aktivitetsnivå og fremdrift. Det er her vi sammen får diskutert, lagt planer og bygd samhold og en slagkraftig organisasjon.

Det er viktig å jevnlig gjennomføre lokallagsmøter. Her kommer noen tips til hvordan man kan gå frem for å få til nettopp det:

Når?

  • Det er viktig å avklare hvor ofte man skal ha møtene, på bakgrunn av en vurdering av lokallagsmedlemmenes kapasitet – hvor ofte har de mulighet til å delta, og hvor ofte må vi møtes for å nå målene våre?
  • Bør være et fast tidspunkt – da får man UmEU inn i hverdagen og rutinen sin, i tillegg til at man sikrer kontinuitet (og dermed fremdrift)

Hvor?

  • Bibliotek, skoler, samfunnshus, NtEUs lokaler
  • Det viktigste er at lokalet har fasilitetene man trenger – om man skal vise film eller en PowerPoint er det for eksempel viktig med prosjektor
  • Tenkt på tilgjengelighet og universell utforming – Ungdom mot EU skal være en inkluderende organisasjon

Innkalling

  • Før møtet er det fint å sende ut en innkalling. Her kan møtested spesifiseres, gjerne sammen med sakslisten for møtet. Tanken bak er at alle skal vite hva som skal tas opp og diskuteres på møtet, og at alle skal ha mulighet til å forberede seg på dette

Møteledelse

  • Avklar hvem som skal være ordstyrer og referent før møtet – dette er lederens ansvar
  • Ordstyrer:
    • Ansvar for å holde møterammen, introdusere eventuelle innledere, gjennomføre voteringer og føre taleliste
    • God debattkultur er viktig – på alle nivåer av organisasjonen. Å sikre lik deltagelse er et viktig demokratisk prinsipp
    • Vanlig å tillate innlegg og kommentarer på innleggene, men ikke tillate kommentar på kommentar. Målet med dette er å holde diskusjonen oversiktlig og sikre fremdrift, heller enn at vi kjører oss fast på ett punkt
  • Referent:
    • Referat er viktig både for å holde oversikt over tidligere møter og vedtak, samt for at medlemmer som ikke kan stille på et møte holder seg oppdatert på hva som har skjedd
    • En person må ha ansvar for å skrive referat under møtet
    • Referatet bør være oversiktlig og informativt, så det er enkelt å finne frem i for andre medlemmer
    • Kan sendes ut til alle medlemmene i etterkant, og arkiveres for senere bruk

Om man ikke vil ha et vanlig møte, men har lyst eller behov på noe alternativ, kan man gjerne gjøre andre ting. For eksempel kan man arrangere filmvisning (som gir et felles utgangspunkt for diskusjon og samtale i etterkant), høre på en innledning om et aktuelt tema eller planlegge og gjennomføre en aksjon – her er det bare fantasien som setter grenser!

Økonomi [Toppen]

Å være økonomiansvarlig er et enormt viktig – og givende – tillitsverv. Uten økonomistyring, ingen aktivitet. All lokallagsdrift avhenger av økonomien og det er viktig med et aktivt økonomiarbeid og en egen økonomiansvarlig. Men, tross i vervets viktighet, er det å styre lokallagets økonomi verken veldig vanskelig eller særlig omfattende. Vi skal her gå gjennom noen av de viktigste elementene i økonomistyringen, og gi en introduksjon til alle dere som nylig har påtatt dere ansvaret, eller dere som bare vil ha en liten oppdatering.

Bankkonto

Alle lokallag skal ha en bankkonto hos DnB på Ungdom mot EUs organisasjonsnummer. Denne skal generalsekretær også ha tilgang til. Generalsekretær oppretter nye kontoer til lokallag, og kan hjelpe med å få tilgang til allerede eksisterende kontoer.

Budsjett

Budsjettet er en oversikt over pengene lokal- eller fylkeslaget planlegger å få inn og utgiftene de planlegger å bruke pengene på. Budsjettet skal gå over ett år, og vedtas på et årsmøte eller styremøte, eventuelt et lagsmøte.

I budsjettet føres forventede utgifter og inntekter inn, fordelt på hovedposter. Det betyr at man anslår hvor mye man kommer til å bruke på for eksempel aksjoner, lokallagsmøter og nasjonale konferanser. Er det behov for å justere budsjettet, for eksempel fordi man har mange som vil på sommerleir og har budsjettert for lite til det, skal man ta opp saken på et medlemsmøte i lokallaget.

I arbeidet med å sette opp et budsjett er det lurt å tenke over hvilke aktiviteter laget trenger penger til, og hvor midlene kan komme fra.

Det kan være lurt å være moderat i budsjettplanleggingen; ikke budsjetter med større utgifter enn dere får inn av midler. Planlegg

det er viktig å ikke regne med å bruke mer enn dere får inn. Tenk derfor at laget får inn litt mindre inntekt enn dere tror, og høyere utgifter enn planlagt. Det vil gjøre det lettere å overholde budsjettet, og dermed unngå å gå i minus. Da kan man også potensielt spare opp penger, for å bygge opp litt økonomisk slingringsmonn i tilfelle en uforutsett utgift skulle dukke opp.

Regnskap

Regnskapsdokumentet er en oversikt over de faktiske inntektene og utgiftene laget har hatt i løpet av året – altså hvor pengene har kommet fra og hvor de har gått. Dette er et veldig viktig dokument, så ikke nøl med å spørre generalsekretær eller fadder om noe er uklart! Regnskapet går over samme periode som budsjettet.

Det viktigste begrepet i forbindelse med regnskapet er bilag. Et bilag er noe som viser hvor pengene kommer fra, eller hva de har gått til. Kvitteringen du får i butikken når du handler mat er et eksempel på et bilag. På bilaget må det stå hva pengene har gått til, og ikke bare et beløp. Når man betaler med kort får man ofte to kvitteringer; en med detaljer om hva man har kjøpt, og en uten. Den med detaljer kan brukes som et bilag i regnskapet, den uten kan ikke brukes.

Det skal ligge et bilag i regnskapet før man betaler ut fra lokallagets konto. Sammen med bilaget skal det ligge et bilagsark som forklarer hva pengene er brukt til (for eksempel «mat til medlemsmøte»), hvilken konto pengene er utbetalt til, og hvem som eier den kontoen. Reiseregningsskjemaet til Ungdom mot EU funker fint som bilagsark. Både leder og økonomiansvarlig skal signere på alle bilag før man betaler ut penger. Ved å signere bekrefter man at bilaget er rett og at den som får pengene har rett på dem.

LISA: I forkant av denne informasjonen burde det være noe om hvordan man genererer et bilag? For eksempel under årsmøter: kjøper leder snacks for egne penger eller har de kort til lagets konto? Forklare litt rundt det?

Revisor

Alle lokal- og fylkeslag må velge en revisor på årsmøtet. Revisoren kan for eksempel være en av gæmlisene i laget, en fra det lokale Nei til EU-laget man stoler på eller noen annen med erfaring fra organisasjonsarbeid og en viss regnskapsteft. Denne skal gjennomgå regnskapet fra foregående år, slik at det kan legges frem for årsmøtet. Når regnskapet er ferdig revidert og godkjent av årsmøtet skal regnskapspermen sendes inn til sentralt. Den skal da inneholde hele regnskapet med alle bilag, budsjettet som ble vedtatt året før og alle protokoller, i tillegg til årsberetningen for det foregående året.

Frifond [Toppen]

Hva er Frifond?

Frifond er en økonomisk støtteordning i regi av LNU (Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner). Ordningens formål er å «stimulere barn og unges aktivitet og deltakelse lokalt, både gjennom frivillige organisasjoner, frittstående grupper og foreninger». Ordningen skal altså gi bedre rammebetingelser for frivillige organisasjoner og medlemsbaserte grupper.

Ungdom mot EU søker hvert år om flere tilskudd fra ordningen. Ved innvilget søknad får Ungdom mot EU tildelt penger sentralt (til sekretariatet), som viderefordeler midlene til lokallagene, ved at de søker sekretariatet om midler. Det er generalsekretær som er ansvarlig for Frifond og det administrative arbeidet tilknyttet ordningen og utdelingene. Generalsekretær besvarer eventuelle spørsmål som skulle dukke opp angående Frifond. Søknader sendes til umeu@umeu.no, og behandles av generalsekretær.

Hva kan midlene brukes til?

Frifondmidlene kan brukes til utrolig mye forskjellig, så lenge det følger hovedregelen om at de går til lokal aktivitet. Lokallaget kan for eksempel søke om penger til:

Drift: utgifter tilknyttet lokallagsdrift, som blant annet dekker

  • Kontorleie
  • Bankkostnader
  • Kopi og skrivesaker
  • Kjøp av profilmateriell

Prosjektmidler: ressurser til gjennomføring av ulike prosjekter, som blant annet dekker

  • Møtemat
  • Deltakeravgift på nasjonale arrangement
  • Sommeravslutning
  • Leie av møtelokale
  • Trykking av plakater

Hva kan midlene ikke brukes til?

Det er viktig å være obs på hva midlene ikke kan brukes til. Frifondmidlene skal stimulere lokal aktivitet og organisasjonsdrift. Det innebærer at midlene ikke kan brukes til blant annet lønn til ansatte, innsamlingsaktivitet, aktivitet utenfor Norge eller rusmidler.

Hva skal søknaden inneholde?

En søknad må ha med kort, men viktig info. Den må minst inneholde:

  • Navn på lokallaget
  • Navn på prosjektet (for eksempel «Årsmøte» eller «Vervekampanje»)
  • Beløp – hvor mye penger søker dere om? Om dere søker om mer enn 3000 kroner må dere også legge ved et enkelt budsjett
  • En kort forklaring – hva skal dere gjøre?
  • Navn og underskrift på leder eller økonomiansvarlig, i tillegg til dato

Når søknaden har blitt sendt til umeu@umeu.noblir den behandlet av generalsekretær, som tar den med videre til sentralstyret. Der blir det fattet et vedtak, som bestemmer om lokallaget får tildelt penger eller ikke. Når sentralstyret tatt avgjørelsen, får lokallaget enten beskjed om at søknaden ikke ble godkjent, eller overført pengene til lokallagskontoen.

Rapport

Etter at lokallaget har fått tildelt midler og gjennomført et prosjekt, må de levere en rapport. Den må inneholde:

  • Navn på prosjektet
  • Navn på lokallaget
  • Beløp som har blitt brukt. Om det har blitt innvilget og brukt mer enn 3000 kroner må et enkelt budsjett inngå i rapporten
  • Forklaring på hvordan det gikk – hva gjorde dere? Gikk alt som planlagt?
  • Navn og underskrift på leder eller økonomiansvarlig, i tillegg til dato

Ubalanserte midler

Dersom det er midler igjen etter gjennomført aktivitet har lokallaget to valg: 1) betale tilbake, 2) søke om omdisponering. Ved omdisponering kan laget kan søke om å bruke de resterende midlene på et annet prosjekt. Dette gjøres i samarbeid med generalsekretær, gjennom mail til umeu@umeu.no. Om laget får omdisponert midler til et nytt prosjekt eller tiltak kan de samtidig søke nye Frifondsmidler, som da legges på de allerede omdisponerte midlene. Ved tilbakebetaling av resterende midler, derimot, må laget skrive i rapporten at tilbakebetaling gjennomføres. Kontakt da fadder eller generalsekretær for detaljer om overføring. For mer utfyllende info kan dere se i Frifondsguiden.

Om dere har brukt mer penger enn dere fikk tildelt, kan dere søke om ettertildeling. Det gjør dere ved å inkludere det i rapporten, hvor dere opplyser om hvor mye ekstra dere måtte bruke. Deretter vil generalsekretær følge opp rapporten og etter tildelingen.